Sistematizar es subir una escalera, escalón por escalón, una sola vez para después deslizarse plácidamente en tobogán en la bajada. Es comprar ese tobogán una sola vez para disfrutar de él las veces que quieras. No sistematizar es desaprovechar (nuestro querido enemigo del éxito) y, sin embargo, pocos sistematizan. ¿Por qué? Porque el proceso de sistematización empieza con una barrera: la barrera de poner en marcha el sistema y de adaptar tu mente al cambio. No es una barrera significativa e, igualmente, deja a muchos fuera.

Imaginá un supermercado que ofrece una tarjeta gratuita que te ofrece un 90 % de descuento en todos sus productos toda la vida, pero con un solo problema. El supermercado se encuentra en la planta baja y la oficina que gestiona las tarjetas está en el piso veinte, y lamentablemente hay que subir por escalera porque no hay ascensor. Mucha gente no adquiriría la tarjeta sólo por no hacer el esfuerzo de subir veinte pisos. ¿Lógico? No, pero la miopía del ser humano le hace poner más peso en un esfuerzo presente que en sus beneficios futuros. Sin embargo, justo esa es la belleza de la sistematización: realizar el esfuerzo una vez para aprovechar sus ventajas de forma casi ilimitada.

Dado que sistematizar es probar nuevos métodos que antes desconocías y que eso requiere superar la barrera inicial de implementarlos y adaptarse a ellos, sistematizar es contar con muchas de las virtudes de la inteligencia del éxito: atrevimiento para probar cosas que desconocés, curiosidad por ver qué sucede si tomas un camino nuevo, estrategia para entender que los beneficios posteriores superan con creces el costo de la barrera inicial e inteligencia para superar la miopía del corto plazo y apostar por el crecimiento del largo.

Y cuando hablamos de sistematizar nos referimos a los cinco minutos que te lleva automatizar un pago electrónico, hasta las horas, días o semanas que invertís en delimitar un proceso o protocolo de actuación de un puesto de trabajo.

Un proceso es simplemente una manera óptima de realizar una tarea, lo que técnicamente se llama protocolo de actuación. Sabemos que hacemos las cosas “como podemos” o como conocemos y que esto nos lleva el tiempo que nos lleva. Pero seguramente podamos encontrar una manera más óptima de realizarlas en la que se emplea menos tiempo sin que esto afecte a la calidad del resultado. Incluso, consiguiendo que ese resultado sea mejor. Crear un proceso o protocolo de actuación nos ayuda a estandarizar las tareas de forma casi automática ganando tiempo y energía para dedicar a otras tareas aún por estandarizar.

Aunque no siempre es posible, lo ideal es comenzar a sistematizar procesos desde el principio. Si hablamos de negocios, a medida que la empresa va creciendo, cada vez es más difícil reorganizar las tareas e implementar nuevas metodologías de trabajo. Si creamos una compañía desde cero, tenemos la oportunidad perfecta para empezar un proyecto lo más estructurado posible.

 

Sin embargo, el desafío más habitual es intentar mejorar algo que ya está funcionando. En este caso, se puede aprovechar la experiencia de todo el equipo para identificar los puntos débiles de los diferentes procesos e intentar generar nuevos protocolos con los que se obtengan mejores resultados, con los mismos recursos o -si es posible- menos. 

Para ello, la planificación y ejecución es muy importante, pero no hay que descuidar la evaluación. El fin de sistematizar procesos en tu empresa es mejorar la eficiencia y la calidad, y para conseguir este objetivo necesitamos evaluar los cambios implementados, para así realizar las modificaciones necesarias sobre los protocolos que no estén generando el resultado esperado. Por otra parte, es clave fortalecer las vías de comunicación entre los trabajadores, los directores de área y los gerentes. De este modo, se pueden aplicar de forma coordinada los cambios y, a la vez, se mantienen abiertos los canales de diálogo para evaluar sus resultados

La importancia de la sistematización es enorme para todos y gigante para aquellos que tengan cualquier tipo de negocio, ya que es la madre de la escalabilidad. Y ¿qué significa tener un negocio escalable? Pasar de ser la despensa de la esquina a ser el supermercado de tu país o incluso la tienda del mundo. Inviertir en tecnología que sistematice procesos, aunque te asuste su costo inicial, es fundamental para el largo plazo. No pienses en lo que perdés hoy, sino en todo lo que ganarás mañana.